Cómo ser más productivo: 5 soluciones para aplicar desde ya

Cómo ser más productivo en el trabajo y en mis tareas en general era uno de los objetivos de este año. Tenía la sensación que mucha gente tiene, esa de «me faltan horas», «no avanzo». Y si tengo los mismos problemas que la mayoría, es complicado sacarles ventaja. Así que me propuse dedicar más atención a esto de la productividad, a exprimir al máximo el tiempo en cualquier cosa que haga, incluso fuera del trabajo en sí. Por ejemplo, a elegir bien los libros que leo para acertar y conseguir que todos me aporten algo.

Aprovechar todo lo posible el tiempo y conseguir hacer muchas más cosas durante el día es una de las claves para avanzar. Los libros dicen que pequeñas victorias diarias, seleccionadas tareas terminadas, aumentan tu autoestima y te permiten avanzar hacia metas más grandes. Lo he probado, y la verdad es que es cierto.

Cuando quiero montar algo grande, lo divido en días (semanas, como mucho) y me crezco cada vez que termino alguna de esas fases. Aunque todavía no tenga el objetivo final, sí veo cómo va mejorando poco a poco el proyecto, tomando forma, y me ayuda a seguir metido en él, además de entrar en un proceso de mejora continua que empieza desde el día uno, no al terminar de crear todo lo planeado.

Por lo tanto, primera idea: divide las metas grandes otras más pequeñas.

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Lo que he aprendido sobre aumentar la productividad

1. Empieza por pequeños gestos.

Es muy obvio y típico… Por eso lo pongo el primero. Cerrar Twitter. Dejar de navegar. Apartar el teléfono de la mesa. Son cosas sencillas de hacer antes de empezar a trabajar y que, si pusieras el cronómetro cada vez que te distraes con ellas, entenderías la cantidad de horas que se llevan en una semana.

Por eso, desde hace tiempo ya que solo navego cuando cojo la tablet, con la que nunca trabajo. Mientras no esté en este dispositivo, nada de navegar. Y el teléfono y sus malditas notificaciones, siempre fuera de la mesa cuando estoy concentrado. Lo cojo solo cuando voy a descansar a media mañana, o a la hora de comer. Pero nunca cuando realizo otras tareas. Si lo consulto cada vez que llega un mensaje, por ejemplo, además del tiempo perdido en leer y contestar, me cuesta mucho volver a concentrarme a la vuelta.

Imponer cierta disciplina ANTES de empezar a trabajar hace que tu productividad aumente. No esperes a que te llamen para apartar tu móvil. Cierra todo lo que no sea importante primero, y luego te pones. Verás qué cambio, y cómo tu tiempo de concentración aumenta un montón.

2. Crea tu horario perfecto.

Aquí entran dos temas relacionados, pero algo diferente: los momentos del día en los que eres más productivos y los que son más adecuados para hacer diferentes tareas.

Es decir, por un lado, debes conocer en qué partes del día tu cabeza está más fresca y tu motivación más fuerte. Evidentemente, según tu situación podrás tener más o menos poder de decisión sobre en qué horas te pones a trabajar. Decirle a tu jefe que entras a las 2 de la tarde porque es cuando estás más en forma no es una opción.

Por el contrario, si eres autónomo o tu situación te permite adaptarte al horario que quieras, hazlo al máximo. Olvida las «normas» que te incitan a un horario de oficina, nada de ocho horas durante el día con una para comer. Si no tienes que cumplir esto no lo hagas. Adapta tu horario y estilo de vida según tus mejores rachas de productividad.

Por otro lado, conoce qué tareas son más adecuadas para según qué momentos. En mi caso, por ejemplo, dedico mi tiempo diurno para todo lo que no sea «reflexivo». Es decir, tareas rutinarias, emails, llamadas, informes… Todo lo que tiene que ver con la «táctica» en mi trabajo.

Sin embargo, las horas de noche (escribo esto a las 2 de la mañana) se las dejo a la estrategia: a decidir qué nuevas acciones podemos implementar en la agencia, a leer artículos pendientes, pensar en nuevos negocios…

En esta parte entra lo de escribir. Necesito luz artificial, casa tranquila y la paz nocturna para inspirarme y concentrarme al máximo. Nunca escribo un post, ni nada mínimamente creativo, con el sol brillando. O al menos me cuesta mucho más. Sabiendo esto, me organizo las horas según las tareas, no tengo un planning cerrado.

3. Haz carreras cortas.

Mejor 90 minutos intensos que 3 horas tranquilas. Condensa al máximo tus esfuerzos, ponte horas de fin para cualquier cosa que empieces. Te obligará a ponerte a las pilas y exprimirte al máximo, y además te mantendrá concentrado desde el principio hasta el fin. Si tienes algo que hacer pero no «corre prisa», gastarás mucho más tiempo y terminarás más descentrado y cansado.

Realiza pequeñas tareas de no más de hora y media cada una. Luego haces un descanso (estirar las piernas y comer algo es una buena idea) y comienzas una nueva. Cambias el chip, vas más rápido y completas más cosas. Recuerda, cuantas más tareas terminas hoy más podrás terminar mañana.

4. Las prioridades son la clave

No prepares tu planning de manera horizontal, sino vertical. Es decir, que no basta con hacer una descripción aleatoria de tus tareas pendientes; deben estar ordenadas según su importancia, su urgencia. Arriba del todo la que tiene que estar hecha sí o sí, después la segunda más «caliente», y así hasta la de abajo del todo, que deberías poder dejar sin hacer ese día.

Si no las ordenas de esta forma, corres el riesgo de no terminar alguna que sea clave, y te toque romper tu planning, cansarte más de lo previsto, que el trabajo pierda calidad… Una buena pirámide de prioridades es vital, es la gran respuesta a cómo ser más productivo en tu trabajo.

5. Prepara minicalendarios

Tareas del mes, tareas de la semana y tareas el día. Así debes montar tu calendario, en pequeñas organizaciones unas dentro de otras. De esta forma, no te pasará eso de no saber por dónde empezar, o qué tienes que hacer hoy para conseguir tus objetivos semanales o mensuales.

Saber qué debes hacer dentro de unas horas te ayuda a no perder tiempo en averiguarlo, a prepararte para ello (por si necesitas tener un documento, una llamada o algo en concreto para poder realizarlo) y a tener la tranquilidad de que va todo bien, que estás organizado y que no tendrás agobios de última hora.

Y tú, ¿qué trucos de productividad tienes?