Cómo organizar el tiempo en el trabajo para ser productivo

Algunos progresos que he conseguido en lo de saber cómo ser más productivo han sido gracias a la charla TED de Jason Fried, titulada «¿Por qué no se trabaja en el trabajo?». Desde luego la pregunta tiene gancho, porque la mayoría de la gente con la que puedas hablar suele coincidir en que hoy en día se pierde mucho el tiempo.

Las razones, según la experiencia de cada uno, varían entre el horario impuesto, la gestión de los jefes, los compañeros que no ayudan, los cafés y cigarros, la motivación, las condiciones laborales… Hay un montón de motivos que uno puede y suele dar para explicar por qué no es tan productivo como podría ser.

Eso sí, la realidad es que la gran mayoría tampoco es productivo fuera del trabajo, donde no hay compañeros, ni horarios impuestos, ni jefes agobiando.

Pero centrémonos en el día a día laboral: la gente va a la oficina, está allí las horas que le exigen, o las que necesita, o las que quiere, y luego se vuelve a casa, casi siempre sin terminar lo que debía.

Jason explica esta dinámica tan negativa con dos razones clave: los jefes y las reuniones. Los primeros molestan más que ayudan y trabajan únicamente para la supervisión continua, mientras que las malas costumbres que rodean a las reuniones las hacen innecesarias y muy perjudiciales.

Manteniendo al ponente en un pedestal (su empresa mola mucho y he leído «Rework», uno de sus libros), no estoy del todo de acuerdo en su análisis de la productividad en el trabajo de hoy en día. Sobre todo, por dos razones:

1. Hay muchas más motivos importantes que la pérdida de tiempo. Resumirlo todo a estos dos puntos me parece incompleto. La mala organización de cada uno (algo que nunca nos enseñan a solucionar en el sistema educativo), las «costumbres» de horarios, las jornadas e incluso el propio entorno que rodea a la mesa de trabajo también influyen con igual o más importancia que un jefe pesado.

2. Los «jefes como culpables» es demasiado simple. Culpar del 50% del problema a que los jefes son profesionales que «no quieren trabajar, y se dedican a supervisar el trabajo de otros» es algo demasiado vago, inexacto, y que no aporta nada. Seguro que hay de todo, pero estoy seguro de que un compañero que no quiera trabajar es incluso más perjudicial.

La importancia del entorno para la productividad en el trabajo

Parecerá algo de «modernos», pero una oficina con luz, acogedora, que tenga distracciones voluntarias por parte de la empresa (sí, la clásica videoconsola o mesa de ping pong) aumenta la productividad. De esta forma, consigues que la cabeza del equipo salga de vez en cuando de la concentración, lo que provoca precisamente que encuentre esa idea que no le sale de momento (si quieres más info sobre esto, léete «Focus», de Daniel Goleman).

Lo que nos rodea es importantísimo para nuestra productividad, e influye directamente en la forma de trabajar. Por ejemplo, una sala de reuniones que permita ver quién hay en su interior puede evitar interrupciones del tipo «¿Está no sé quién aquí»?.

La clave está, como comenta Jason en el vídeo refiriéndose a otro aspecto, en que las interrupciones sean voluntarias. Que yo decida hacer un parón para irme a jugar a la Play, porque estoy bloqueado, es más productivo que recibir una llamada de quien sea preguntando algo con lo que no estoy ahora mismo, y que me obliga a dejar lo que estoy haciendo, abrir otro documento, recordar de qué va el tema, atender la llamada y volver a recuperar el hilo. Todo esto evitando la visita a Facebook entre el intercambio de tareas.

¿Cómo organizas tu tiempo en el trabajo? ¿De qué forma gestionas las reuniones? ¿Crees que eres productivo? ¿Cómo lo consigues? ¡Déjame tus trucos!