Cómo conseguir que tus reuniones sean exitosas

Cada vez somos más los que nos quejamos de cultura de la reunión en España. Tanto los que las tenemos con clientes, como quienes las tienen con sus proveedores (partners suena mejor) o incluso las internas, que según dicen son las peores.

La sensación general es que se pierde tiempo. ¿Eso significa que habría que eliminarlas? Creo que no. Una buena reunión puede dar un empujón a un proyecto, sobre todo donde intervienen más de 3-4 personas.

Te permite traspasar la barrera del email para entender bien algunos conceptos, te ayuda a empatizar con tu cliente o compañero, aclarar malentendidos, recuperar proyectos secundarios que, de no tener una cita, quizá seguirías aplazando, etc.

El problema de las reuniones es que si no sabes dirigirlas y establecer límites, son un fracaso que nadie reconoce. ¿Alguna vez te has planteado, al salir de una sala, si tu inversión de tiempo ha tenido retorno?

Recuerda, es una hora que nunca vuelve, y se une a toda la lista de cosas en las que se nos va nuestro día.

La reunión siempre debe ser la última salida. Si ninguna herramienta, calendario, email o llamada de teléfono ha podido o podrá solucionar el problema, puedes recurrir a ella.

Tómatelo como la salida de emergencia, no la habitual. Piensa que esta siempre te llevará más tiempo que cualquiera de las otras formas de contacto: debe merecer la pena.

Cómo conseguir una reunión productiva

En los tres años que llevo con la agencia he tenido decenas de reuniones de todo tipo: desde presentación de propuestas, planificación de proyectos, seguimientos, etc. Creo que el 30% eran totalmente prescindibles. Y seguro que el 80% de ellas podrían haber durado mucho menos.

Todo esto me ha permitido recopilar algunos tips que ayudan a que esto suceda lo menos posible (estamos trabajando en ello):

– Ten muy claro lo que quieres decir. El primer paso para que todo vaya rápido es hacer tu parte. No te tomes la reunión como el sitio para valorar los temas, sino para exponer tu posición, siempre que sea posible.
– Define cuáles son los siguientes pasos. Que no se quede nada en el aire. Todos debéis levantaros conociendo qué es lo que hay que hacer, cuándo debe estar terminado y quién es responsable de cada tarea. Sin esto, es imposible que la reunión sea un éxito.

– Mantén el flow. La mayor pérdida de tiempo suele sufrirse por las interrupciones: desvían al que está hablando, hace que se le olvide lo siguiente que quería decir y luego le cuesta volver a recuperar el hilo.

En casi todas me toca hablar más que escuchar, y se sufre mucho al no tener dos minutos seguidos para terminar una idea. Cuando alguien esté exponiendo su parte, apúntate todas las preguntas y comentarios para tratarlos después.

Además, mientras otro compañero está hablando aprovecha para repasar tus notas, y así evitar que se cierre un tema sin haber comentado todo lo que querías sobre él.

Todo esto ayudará a que la conversación sea fluida, ordenada y tenga muchas más posibilidades de llegar a algo accionable y productivo.

Por último, una vez entras en una reunión, no salgas hasta que esta sea un éxito. Esto significa que has conseguido lo que buscabas, y que el resto también ha logrado lo que quería de ti.

Una reunión debe ayudarte a tomar decisiones, no a planificar. Para eso están los calendarios compartidos, donde podéis ir moviendo fechas y tareas sin problemas. No hace falta verse para eso. Debes exprimirlas para ejecutar todo lo que no puedas de manera individual o digitalizada.

¿Qué opinas de las reuniones? ¿Cómo consigues que sean productivas? Cuenta, cuenta.